Erfolgsfaktoren für Projekte: Der Schlüssel zum erfolgreichen Projektabschluss

1. Professionelles Projektmanagement
Der wichtigste Erfolgsfaktor für Projekte ist ein professionelles Projektmanagement. Es spielt die entscheidende Rolle bei der effektiven Planung, Ausführung und Überwachung eines Projekts, unter Anwendung der projektspezifisch angemessenen Projektmanagementmethoden, -prozesse und 
-werkzeuge. Wichtig ist dabei, dass nicht nur die Projektleitung resp. das Projektleitungsteam über die erforderlichen Fähigkeiten im Projektmanagement verfügt, sondern alle Projektmitarbeitenden über zur Anwendung kommende Projektmanagementinhalte informiert werden. Dies fördert zum einen das gegenseitige Verständnis im Projektteam, wenn z.B. gewisse Zuarbeiten erbeten werden. Zum anderen ermöglicht dies allen Projektmitarbeitenden, neue Erfahrungen im Bereich Projektmanagement zu sammeln, was ihre Kenntnisse und Fähigkeiten erweitert.

2. Klare Projektdefinition
Der Erfolg eines Projekts lässt sich nur verfolgen und messen, wenn dessen Ziele beim Projektstart klar und präzise definiert wurden, sowie der Projektumfang und die zu liefernden Projektergebnisse eindeutig festgelegt wurden. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass alle Projektmitwirkenden ein gemeinsames, einheitliches Verständnis davon haben, was in dem bzw. durch das Projekt erreicht werden soll. Eine lückenhafte oder uneindeutige Projektdefinition führt unweigerlich zu Missverständnissen, terminlichen Verzögerungen und erhöhtem Aufwand (monetär, personell und zeitlich) für Klärungen im laufenden Projekt und etwaige "Kurskorrekturen".

3. Effizientes Ressourcenmanagement
Sämtliche Ressourcen sind nur begrenzt verfügbar. Die richtige Zuweisung von Ressourcen, einschließlich Mitarbeitenden, Budget und Zeit, ist daher ein weiterer Schlüssel zum Projekterfolg. Wichtig ist, dass die Verfügbarkeit von benötigten Ressourcen frühzeitig sichergestellt wird und dass alle vorhandenen Ressourcen optimal genutzt werden.

4. Kommunikation und Nutzereinbindung
Klare und offene Kommunikation sowie definierte Kommunikationswege sind entscheidend um sicherzustellen, dass alle Projektmitarbeitenden über den gleichen Wissens- und Informationsstand zum Projekt verfügen. 
Wann immer möglich sollten auch die späteren Nutzer / Anwender in den Projektverlauf eingebunden werden. So kann einerseits immer wieder geprüft und bestätigt werden, dass das Projekt weiterhin die Nutzeranforderungen erfüllt. Andererseits können Nutzer / Anwender so zeitnah über etwaige notwendige Abweichungen von ihren Anforderungen informiert und deren Gründe erläutert werden.

5. Chancen- und Risikomanagement
Jedes Projekt birgt Risiken, welche es zu identifizieren, zu bewerten und zu managen gilt. Ein professionelles und kontinuierliches Risikomanagement hilft, den Umfang von "Unerwartetem" zu minimieren und damit dessen Auswirkungen auf das Projekt zu reduzieren oder gar zu verhindern.
Wann ein Umstand noch als Risiko mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit einzustufen ist und wann doch besser davon auszugehen wäre, dass es so kommt und das Nicht-Eintreten als Chance zu definieren ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Es macht aber Sinn, auch über mögliche Chancen im Projektverlauf nachzudenken und deren Eintreten zu forcieren.

6. Lessons Learned und kontinuierliche Verbesserung
Während und nach Abschluss eines Projektes ist eine strukturierte Zusammentragung und Dokumentation aller gemachten positiven und negativen Erfahrungen essenziell, um Handlungsempfehlungen für den weiteren Projektverlauf und künftige Projekte zu identifizieren. Die regelmässige Durchführung von solchen Lessons Learned's ermöglicht das Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten und von erforderlichen Anpassungen an den eingesetzten Projektmanagementmethoden, -prozessen und -werkzeugen. Damit führt es automatisch zu einer kontinuierlichen Verbesserung in der Projektführung und -abwicklung.

Insgesamt sind die Faktoren für eine erfolgreiche Projektabwicklung also eine eine Kombination aus professionellem Projektmanagement, effektiver Kommunikation, effizientem Ressourcenmanagement und kontinuierlicher Verbesserung und Lessons Learned.