Die Schlüsselrolle der Anforderungsanalyse im Projektmanagement

Warum eine Anforderungsanalyse?
Das Ziel der Anforderungsanalyse ist es, bereits zu Projektbeginn so viel Wissen wie möglich zu generieren und damit die noch hohe Beeinflussbarkeit in Bezug auf das Projektziel, die Projektkosten und -termine sowie die Projektorganisation positiv für die Initiierung, Planung, Durchführung und den Abschluss des Projektes zu nutzen.

In einem Anforderungsworkshop werden zunächst alle relevanten inhaltlichen, terminlichen, monetären und organisatorischen Anforderungen zusammengetragen. Diese sind klar und eindeutig zu formulieren, zu dokumentieren und allen Beteiligten zugänglich zu machen. Wichtig ist ins-besondere auch, das einheitliche Verständnis aller Projektbeteiligten zu den in der Anforderungsanalyse zusammengetragenen Punkten sicherzu-stellen. So wird erreicht, dass bereits früh im Projekt alle Beteiligten über die zu erreichenden Ziele, Rahmenbedingungen und Anforderungen des Projektes informiert sind und von Anfang an gemeinsam auf deren Erreichung hinarbeiten können.

Anforderungen ermitteln
Bei der Ermittlung der Anforderungen, Rahmenbedingungen und Ziele, welche innerhalb des Projektes erfüllt werden sollen, können beispielsweise nachfolgende Fragestellungen als Einstieg dienen:

Inhaltliche Anforderungen:

• Was ist das Projektziel?
• Was ist Zweck und Umfang des Projektes?
• Welches Endprodukt / Ergebnis zeigt uns, dass wir das Projektziel erreicht haben?
• Oft auch sinnvoll abzugrenzen: Was ist nicht Teil des Projektes?

Terminliche Anforderungen:

• Welche Terminvorgaben existieren? 
• Wann kann begonnen werden?
• Gibt es terminliche Rahmenbedingungen, die zwingend einzuhalten sind?
• Welche wichtigen Zwischenschritte gibt es?
   

Monetäre Anforderungen:

• Welchen Kostenrahmen / welches Kostendach gibt es für das Projekt (und ggf. einzelne Teilprojekte)?
   

Organisatorische Anforderungen:

• Wie erfolgt die Projektdokumentation (inkl. Entscheidungen und Änderungen)?
• Wie handeln wir das Besprechungswesen inkl. Dokumentation?
• Wie handeln wir die Datenablage und den Datenaustausch?
   

Änderungen im Projektverlauf
Kaum ein Projekt, insbesondere langlaufende und interdisziplinäre, wird ohne Änderungen abgeschlossen. Die häufig gestellte Frage, was passiert, wenn sich im Projektverlauf etwas an den in der Anforderungsanalyse definierten Rahmenbedingungen des Projektes ändert, zeigt die Wichtigkeit dieser noch deutlicher: Wenn anfangs nicht definiert und dokumentiert wurde, was die einzuhaltenden inhaltlichen, terminlichen, monetären und organisatorischen Rahmenbedingungen des Projektes sind, sind auftretende Änderungen, Verschiebungen, Mehrkosten usw. schon während des Projektes und vor allem nach Projektabschluss überhaupt nicht mehr nachvollziehbar und begründbar!

Die Anforderungsanalyse ist also die Hauptgrundlage für die Erläuterungen der  Änderungen im Projekt. Auf Basis dieser sind u.a. Auslöser, konkrete Änderungen, Auswirkungen, sowie ob und durch wen der Änderungsantrag genehmigt / abgelehnt wurde, zu dokumentieren. Erst nach Genehmigung des Antrags werden die Änderungen im Projektteam kommuniziert und im Projekt umgesetzt - um Chaos und inkonsistente Projektplanungen zu vermeiden.

Insgesamt bilden Anforderungsanalyse und Änderungsmanagement die Basis für erfolgreich geführte Projekte, die nicht nur die gesteckten Ziele erreichen, sondern auch transparent und konsistent geführt werden.